Domein studenten- en onderwijsadministratie

Inleiding

De hoofddoelstelling van het studadmin-project is het éénmaken van het universitaire studentenbestand, wat de dienstverlening sterk zou moeten harmoniseren. Dit behelst naast het beheer van de personalia (inschrijvingen), ook het beheer van curricula en lesprogramma's, het beheer van punten en deliberatievoorbereiding en het beheer van diploma's.

Tevens is hier in de loop van het project nog een tweede doelstelling bijgekomen, nml. het aanpassen van het programma aan de invoer van de BAMA-structuur en het implementeren van het flexibiliseringsdecreet.

Doelstellingen

  • De hoofddoelstelling is het éénmaken van het universitaire studentenbestand (fusie).
  • Het aanpassen van de bestaande applicatie aan de UA-noden, het implementeren van nieuwe reglementeringen en het uitwerken van nieuwe rapporten.
  • Het operationeel in gebruik nemen van het nieuwe systeem vanaf 1-7-2004.
  • Dataconversie van alle historische gegevens.
  • Stapsgewijze invoering van BAMA-structuur.
  • Via wekelijkse overlegvergaderingen worden de mogelijkheden van het bestaande pakket getoetst aan de noden van de UA-onderwijsadministratie en de faculteitsadministraties. De noodzakelijke aanpassingen worden op deze manier geïnventariseerd, geanalyseerd en geïmplementeerd.

Planning

  • 1 mei 2004 : doorgedreven opleiding medewerkers departement studentgerichte diensten.
  • 26 juni 2004 : curricula raadpleegbaar maken via de website.
  • 1 juli 2004 : oplevering van de administratieve en academische module.
  • 1 september 2004 : vakbeschrijvingen consulteerbaar via de website.
  • 1 januari 2005 : beschikbaar stellen van de deliberatie-module.
  • 30 septemer 2005 : afronden eerste fase (einde 2de zittijd academiejaar 2004-2005).

Cimad of Ubis?

Tot 1 juli 2004 werden aan de UA 2 verschillende pakketten gebruikt, nl. Ubis en Cimad. Een werkgroep, samengesteld uit functionele en technische mensen (vertegenwoordigers van dept. studentgerichte diensten, dept. onderwijs, de faculteiten en dept. ICT), heeft aan de hand van een lijst met criteria en via twee uitgebreide demonstraties beide systemen met elkaar vergeleken.

Hieruit bleek dat beide systemen voor- en nadelen hebben, maar dat de keuze uit een van beide systemen niet eenvoudig is en gevoelig ligt. Technisch en functioneel zijn de pakketen elkaar waard.  Ieder pakket heeft echter zijn individuele plus- en minpunten.  Het Bureau UA heeft in haar vergadering van mei 2003 beslist om het Ubis-pakket als basis te gebruiken voor het nieuwe UA-studentenpakket. Deze keuze is gebaseerd op functionele en technische criteria, maar ook en vooral op enkele praktische argumenten (lees oa. beschikbare resources binnen de ICT afdeling Applicaties en Ontwikkeling). Het hele project krijgt de naam "studadmin"

Het project Studadmin is een realisatie in samenwerking met de departementen studentgerichte diensten, onderwijs en vertegenwoordigers van de faculteiten.