Wie aan een doctoraat begint, doorloopt verschillende fasen, beginnende met de toelating tot het doctoraat en eindigend in de verdediging en het doctoraatsdiploma. Bij elke fase horen een aantal (administratieve) stappen. Hieronder worden ze op een rijtje gezet.

Belangrijke opmerking: de discipline waarin je je als doctoraatsstudent zal inschrijven, bepaalt welke faculteit bevoegd is voor je doctoraatstraject. Een overzicht van de bevoegde faculteiten vind je in dit formulier.

1. Toelating tot het doctoraat en inschrijving

Stap 1: Zoek een onderwerp en een promotor

Als je wenst te beginnen met een doctoraat moet je eerst en vooral een promotor zoeken in de discipline waarin je een doctoraat overweegt. Samen met deze promotor zal je dan het doctoraatsonderwerp definiëren.

Indien je niet meteen weet wie je als promotor zou kunnen kiezen, kan je het overzicht van de verschillende onderzoeksgroepen van de UA erop naslaan. Indien je een mogelijke geschikte promotor vindt, neem je er best direct contact mee op.

Wie doctoreert in het kader van de Associatie kan bovendien een beroep doen op Barbara Tan, de onderzoeksmanager academisering van de UA, om samen een geschikte promotor te vinden.

Alle informatie voor wie wenst te beginnen met een doctoraat, staat bovendien gebundeld in deze brochure.

Stap 2: Zoek financiering

Bespreek met de mogelijke promotor eveneens eventuele beschikbare assistentschappen of beursmogelijkheden. Vraag in welke mate hij/zij bereid is je eventuele beursaanvraag te steunen en hoe hij je kansen op een beurs inschat. Over de beschikbare beurzen, de voorwaarden en de te volgen procedure kan je ook zelf informatie verzamelen. Meer informatie over de verschillende financieringskanalen en de contactpersonen vind je op de website van het departement Onderzoek.

Vergeet niet dat aanvraagprocedures voor een beurs vaak een aantal maanden in beslag kunnen nemen, begin er dus tijdig aan.

Meer uitgebreide info over de financieringsmogelijkheden vind je ook in de brochure “Doctoreren aan de UA”.

Stap 3: Contacteer de Studentenadministratie

Nadat bovenstaande stappen zijn genomen, dient een aanvraagformulier "toelating doctoraat" te worden bezorgd aan de Centrale Studentenadministratie. Deze laatste bezorgt het document aan de bevoegde faculteit/het bevoegde instituut (of aan het bevoegde departement in de faculteiten Wetenschappen, L&W en FBD), die beslist over de toelating en je individuele doctoraatscommissie samenstelt (3-4 leden).

De faculteit streeft ernaar om de aanvraag binnen een redelijke termijn, dit is bij voorkeur binnen de zes weken, te behandelen. Deze termijn kan echter niet gegarandeerd worden tussen 20 juli en 31 augustus.

Na een positieve beslissing, zal je worden uitgenodigd om je inschrijving in orde te brengen.

Nieuwe doctorandi kunnen elk academiejaar inschrijven tot einde mei. Meer informatie over de studiegelden: http://www.ua.ac.be/main.aspx?c=.ENROLL

De formulieren om deze procedure te starten, vind je op de website van de doctoraatsopleiding. Voor vragen kan je terecht bij de centrale Studentenadministratie (doctoraat@ua.ac.be, 03/275.56.25 of 03/275.56.22) of bij de centrale DOCOP-coördinator.

2. Regelen aspecten geheimhouding

Indien voor de voorbereiding van je doctoraat wordt samengewerkt met externe partners (bv.  een bedrijf, andere kennisinstelling(en),…) dan is het best vooraf een aantal afspraken te maken onder andere wat betreft  publicaties, geheimhouding  en eigendomsrechten op onderzoeksresultaten. Pascale Redig van de Interfacedienst van het departement Onderzoek zal je hierbij de nodige ondersteuning geven en voor jouw doctoraat de geschikte overeenkomst opstellen. Indien je denkt  dat bepaalde onderzoeksresultaten  uit  je doctoraat mogelijks kunnen gevaloriseerd worden en/of commercieel toegepast worden en waarbij het misschien aangewezen is ze te beschermen  via een  octrooiaanvraag, neem dan zeker ook contact op met de Interfacedienst van het departement Onderzoek (Pascale Redig).

De formulieren die hiermee verband houden, vind je op de website van de Interfacedienst.

1. Doctoraatsopleiding

De doctoraatsopleiding is verplicht aan de Universiteit Antwerpen. Van zodra je bent ingeschreven als doctoraatsstudent, ben je automatisch ook ingeschreven in de doctoraatsopleiding. Je krijgt na je inschrijving een welkomstmail vanuit de doctoraatsopleiding.

Centraal georganiseerde activiteiten

Vanuit de centrale doctoraatsopleiding worden een aantal niet-disciplinaire activiteiten georganiseerd, waaraan doctorandi van de UA gratis kunnen deelnemen. Ze worden op de DOCOP-website op een rijtje gezet. Inschrijven kan via de website en doe je best zo snel mogelijk, aangezien de wachtlijst voor bepaalde cursussen aanzienlijk is. De inschrijvingen voor de cursussen worden steeds verwerkt na het verstrijken van de deadline voor registratie. In de week na deze deadline mag je van de centrale DOCOP-coördinator dus een mail verwachten met verdere info (bv. of je kunt deelnemen dan wel of je op de wachtlijst staat). Wie op de wachtlijst staat, heeft bij een volgende sessie prioriteit qua deelname.

Activiteiten georganiseerd door faculteiten/departementen

Naast de centraal georganiseerde activiteiten (door de universiteit of de faculteit), kunnen ook individuele leden van het academisch personeel en doctorandi disciplinegebonden activiteiten in het kader van de doctoraatsopleiding UA organiseren. Hiervoor beschikken de faculteiten/departementen over een afzonderlijk budget. Om een beroep te kunnen doen op dit budget, dient de facultaire of departementele coördinator doctoraten akkoord te gaan met de activiteit. De concrete aanvraag tot terugbetaling wordt in gang gezet met het "aanvraagformulier facultair docop-krediet”.

Activiteiten op eigen initiatief (opleidingskredieten en bonus)

Naast deelname aan de activiteiten, ingericht door de universiteit, de faculteit of het departement, kan de doctorandus ook op eigen initiatief deelnemen aan opleidingen, studieweken, zomerscholen, congressen... in binnen- en buitenland. Om dit initiatief aan te moedigen en te ondersteunen, kunnen doctorandi in de doctoraatsopleiding beroep doen op het opleidingskrediet en de opleidingsbonus. De concrete aanvraag tot terugbetaling door de opleidingskredieten wordt in gang gezet met het “aanvraagformulier opleidingskrediet”.  Lees wel eerst even na op de DOCOP-website of je in aanmerking komt voor terugbetaling. Voor vragen hieromtrent neem je contact op met de centrale DOCOP-coördinator, Kim Huyge .

Bijhouden bewijzen activiteiten

De doctoraatsopleiding kan enkel worden afgesloten indien er voldoende punten werden behaald en indien een volledig dossier, inclusief bewijsstukken van de ondernomen activiteiten, wordt binnen geleverd. Het bijhouden en aanvullen van het dossier van de doctoraatsopleiding is de verantwoordelijkheid van de doctorandus en gebeurt best op regelmatige basis, d.i. na het bijwonen van activiteiten.

Bewijzen kunnen bestaan uit deelnemerslijsten, programma's, attesten, kopies van de eerste pagina van artikels of een brief die de aanvaarding van nog niet gepubliceerde artikels bevestigt, de academische bibliografie, inschrijvingsformulieren, voor onderzoeksverblijven een kort verslag, enz. Indien er van bepaalde activiteiten geen bewijzen voorhanden is, volstaat de handtekening van de promotor.

2. Jaarlijkse voortgangsrapportering

Doctorandi van de UA dienen elk jaar te rapporteren over de voortgang van hun doctoraat en doctoraatsopleiding. In de meeste faculteiten gebeurt dit in de periode april-mei-juni.(zie ook deze pagina voor meer info over deadlines en contactpersonen en kijk naar je facultaire doctoraatsreglement). In de faculteit Rechten wordt een ander schema gevolgd. Contacteer de facultaire coördinator doctoraten van deze faculteit voor meer informatie.

Doctorandi worden uitgenodigd om hun verslag in te dienen via een mail, waarin ook de formulieren worden rondgestuurd die hiervoor moeten worden gebruikt en meer uitleg wordt gegeven over de contactpersonen. De formulieren kunnen ook op de DOCOP-website worden teruggevonden.

De individuele doctoraatscommissie buigt zich over het stukje van het verslag dat gaat over de voortgang van het onderzoek. Een facultaire DOCOP-commissie bekijkt dan weer de activiteiten van de doctoraatsopleiding.

Je wordt na de beoordeling van je dossier op de hoogte gesteld van de resultaten van deze evaluatie.

3. Jaarlijkse herinschrijving

Doctorandi aan de UA dienen zich jaarlijks opnieuw in te schrijven. Ze kunnen de herinschrijving elektronisch uitvoeren. Meer informatie over de modaliteiten van herinschrijving kan je ook steeds terugvinden op deze website. Voor vragen kan je terecht bij de centrale studentenadministratie of de centrale DOCOP-coördinator.

Alleen voor het eerste en het verdedigingsjaar moet studiegeld worden betaald. In het academiejaar dat je van plan bent te doctoreren, schrijf je je eerst gewoon in op de rol (gratis). Van zodra je aankondigt dat je je doctoraat gaat verdedigen, zal de studentenadministratie je uitnodigen om het studiegeld voor je verdedigingsjaar te betalen.  

4. Taal proefschrift regelen

Mits schriftelijke toestemming van de faculteit mag het proefschrift ook in een andere taal dan het Nederlands opgesteld worden. Houd er wel rekening mee dat in dat geval een Nederlandstalige samenvatting in het proefschrift moet worden opgenomen. De toestemming is niet noodzakelijk indien het proefschrift een andere taal of literatuur tot voorwerp heeft.

Je denkt hier best al tijdens de voorbereiding van je doctoraat even over na. Je neemt best even contact op met de administratieve contactpersoon van je instituut/faculteit/departement om te vragen hoe je hiervoor te werk gaat.

1.  De vorm van het proefschrift

Voor wat betreft de vormvereisten van het proefschrift wordt gevraagd om met de huisstijl van de UA te werken. Voor het binnenwerk betekent dit dat als lettertype Verdana wordt gebruikt. Voor de cover kan je logo’s en voorbeelden terug vinden op www.ua.ac.be/huisstijl .

Bovendien zijn er een aantal elementen die op het titelblad van het doctoraat moeten staan. Deze kan je terugvinden op de voorlaatste pagina van het doctoraatsreglement. Let er ook op dat je de juiste benaming van de doctorstitel vermeldt. De mogelijke benamingen vind je op de laatste pagina van het doctoraatsreglement.

Voor verdere tips en hulp voor de lay-out kan je Anita Muys en Natacha Hoevenaegel van de Nieuwe Media Dienst (CDE) contacteren, of Nik Römer (Dep. Communicatie).

De faculteit TEW heeft bovendien een vast stramien ontwikkeld, met identieke covers en uitnodigingen voor de doctoraatsverdediging. Indien je in de faculteit TEW zal verdedigen, neem hierover dan contact iop met Sandra Verheij. 

2. Regelen geheimhouding

Indien bepaalde aspecten van je proefschrift geheim dienen te worden gehouden (bv. onderwerp van een octrooiaanvraag, of je doctoraatswerk kadert in een samenwerking met een bedrijf - zie ook hierboven, fase 1), dan dienen voorafgaand aan de verdediging van je proefschrift een aantal zaken i.v.m. geheimhouding van je doctoraatswerk of delen ervan geregeld te worden (bv. geheimhoudingsclausule voor juryleden, voorzien van interne verdediging). Indien dit het geval is, neem je best contact op met Pascale Redig van de Interfacedienst van het departement Onderzoek.

3. Afsluiten doctoraatsopleiding (eindevaluatie en goedkeuring dossier)

Indien tijdens één van de jaarlijkse evaluatiemomenten blijkt dat je aan de voorwaarden van de doctoraatsopleiding hebt voldaan, vraagt de centrale DOCOP-coördinatorom een volledig dossier met bewijzen in te dienen. Alleen dossiers waarin duidelijk wordt aangegeven welk bewijs bij welke activiteit past, kunnen in beschouwing worden genomen. Let wel: in de faculteiten Rechten en TEW zijn het de facultaire contactpersonen die dit opvolgen.

Na goedkeuring van je dossier ontvang je een bewijs dat de punten werden behaald. Dit bewijs dient behaald te worden voordat de jury wordt samengesteld. Het originele dossier wordt bewaard op het secretariaat van de verantwoordelijke coördinator. Het dossier kan steeds verder aangevuld worden door de betrokken doctorandus.

Merk op: het is niet omdat je je doctoraatsopleiding afsluit, dat je geen activiteiten meer in het kader van de doctoraatsopleiding kunt ondernemen, of geen gebruik meer kunt maken van de opleidingskredieten. Je sluit louter het administratieve gedeelte af. Indien je uiteindelijk op het supplement bij het getiugschrift van je doctoraatsopleiding nog activiteiten wil vermelden die je na het afsluiten van de doctoraatsopleiding ondernam, moet je gewoon in de aanloop naar je verdediging van deze activiteiten de bewijzen aan de centrale DOCOP-coördinator bezorgen. Let op: deze informatie geldt niet voor de doctorandi van de faculteiten TEW en Rechten. Zij nemen voor verdere vragen hierover best contact op met de academische of administratieve verantwoordelijke van hun faculteit.

4. De verdediging in vier stappen

Bij het indienen van de eerste versie van het proefschrift, dient u ook het formulier Checklist Confidentialiteit doctoraatsthesis in te vullen en door te sturen naar de contactpersonen vermeld op het formulier.

Je contacteert ook hier best de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement om te vragen hoe dit precies in zijn werk gaat in jouw faculteit/departement.

Stap 2: Samenstellen jury en vastleggen details verdediging

Je doctoraatsjury moet in de aanloop naar je verdediging formeel worden samengesteld door de faculteit/het instituut (het departement in de faculteiten Wetenschappen, L&W en FBD). Hetzelfde geldt voor de details m.b.t. je verdediging (tijdstip, datum, locatie). Qua samenstelling moet de jury aan een aantal voorwaarden voldoen, die je kunt terugvinden in het centrale doctoraatsreglement en eveneens in de aanvullende facultaire reglementen (zie DOCOP-website).

Contacteer de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut/departement om te vragen hoe dit precies in zijn werk gaat in jouw faculteit/instituut/departement.

Stap 3: Indienen proefschrift bij jury

Indien de individuele doctoraatscommissie zich positief uitspreekt, kan het proefschrift worden opgestuurd naar de doctoraatsjury. In de meeste departementen en faculteiten gebeurt deze verzending door de medewerkers van het faculteits-/departements-/instituutssecretariaat. Je contacteert ook hier best de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut/departement om te vragen hoe dit precies in zijn werk gaat in jouw faculteit/departement.

Behalve indien anders bepaald door je faculteit of departement, moet je een exemplaar voorzien voor elk lid van de jury én twee exemplaren bestemd voor de bibliotheek.

De jury heeft vervolgens 6 weken om zich uit te spreken over de vraag of je mag overgaan tot de openbare verdediging van het proefschrift. In sommige faculteiten/departementen wordt in deze periode ook een voorverdediging georganiseerd. Consulteer het facultaire reglement om te zien of dit in jouw faculteit/instituut/departement ook het geval is of contacteer de facultaire/departementale/instituuts- contactperso(o)n(en).

Stap 4: Aankondiging en organisatie verdediging

Ten vroegste 3 weken en ten laatste 6 weken nadat de jury haar beslissing heeft genomen, kan de openbare verdediging plaatsvinden.

Om de verdediging bij de bevoegde instanties aan te kondigen, moet dit formulier ten laatste 3 weken voor de verdediging worden ingevuld en aan de vermelde diensten worden bezorgd. Na het indienen van dit formulier zal u door de Centrale Studentenadministratie worden gecontacteerd om het resterende bedrag voor het studiegeld van het verdedigingsjaar te betalen. Ook komt de aankondiging van je verdediging op deze webpagina te staan.

Op dit formulier wordt ook gevraagd om een abstract van het doctoraatswerk op te stellen, dit om er een persbericht van te kunnen opstellen. Voor alle vragen m.b.t. het persbericht kunt u bij Peter de Meyer van het departement Communicatie terecht.

Ook het formulier toestemming tot publicatie in microvorm dient te worden bezorgd aan de contactpersonen vermeld op het formulier.

Voor de verdere organisatie van de verdediging (reservatie lokaal, uitnodigingen, receptie, enz.), neem je best contact op de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement om te vragen hoe dit precies in zijn werk gaat.


5. Opstellen supplement bij getuigschrift doctoraatsopleiding 

De doctoraatsopleiding wordt bekrachtigd door een getuigschrift. Dit getuigschrift wordt vergezeld van een supplement dat een overzicht geeft van de gevolgde activiteiten. Aan de doctorandus wordt in bepaalde studiegebieden de kans geboden om dit supplement zelf in te vullen en zich te profileren via de geselecteerde activiteiten. Meer info vind je ook hier.

Van zodra de verdediging wordt aangekondigd via het daartoe bestemde formulier, zal je een mail ontvangen m.b.t. het supplement (dit geldt niet voor de faculteiten Rechten en TEW, voor de regeling in deze faculteiten contacteer je best de administratieve of academische contactpersoon).

Naast het getuigschrift van de doctoraatsopleiding krijg je na de succesvolle verdediging van je doctoraat vanzelfsprekend ook je doctoraatsdiploma. Van zodra het ondertekende exemplaar ter beschikking is, neemt Tine Leonard van de Diplomadienst contact met je op. Ook voor vragen m.b.t. de stand van zaken van je diploma kan je bij haar terecht. 

• Formulier "Gegevens betreffende de verdediging van het proefschrift + abstract"
  
• Formulier "Toestemming publicatie microvorm"
  
• Formulier "Checklist confidentialiteit doctoraatsthesis"